Wel­che Steu­er­pflich­ti­ge sind zur Buch­füh­rung ver­pflich­tet, wer ist davon befreit?

Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten

Handelsrecht

Jeder Kauf­mann ist ver­pflich­tet, sei­ne Geschäfts­vor­fäl­le und sein Vemö­gen durch Auf­zeich­nun­gen und Bele­ge zu doku­men­tie­ren, § 238 Abs. 1 Han­dels­ge­setz­buch ( HGB ) und § 140 Abga­ben­ord­nung ( AO ). Das bedeu­tet kon­kret, dass man fort­lau­fend eine dop­pel­te Buch­füh­rung und am Ende des Wirt­schafts­jah­res einen Jah­res­ab­schluss erstel­len muss.

Kauf­mann ist nach Han­dels­recht, wer

• ein Han­dels­ge­wer­be betreibt ( § 1 Abs. 1 HGB ),
• sich ins Han­dels­re­gis­ter ein­tra­gen lässt ( § 5 HGB ) oder
• den Anschein erweckt, Kauf­mann zu sein ( § 5 HGB i.V.m. § 242 BGB ).

Eben­so wer­den bestimm­te juris­ti­sche Per­so­nen auf­grund ihrer Rechts­form als Kauf­leu­te angesehen:

• die Offe­ne Han­dels­ge­sell­schaft (OHG),
• die Kom­man­dit­ge­sell­schaft (KG), wenn sie ein Han­dels­ge­wer­be betreibt ( § 6 HGB ).

Die soge­nann­ten Form­kauf­leu­te sind auch die

• Kapi­tal­ge­sell­schaf­ten ( GmbH, AG, SE, KGaA ),
• die ein­ge­tra­ge­nen Genos­sen­schaf­ten ( eG, SCE ) und
• die euro­päi­sche Wirt­schafts­ver­ei­ni­gung nach deut­schem Recht ( EWIV ).

Steuerrecht

Eine Buch­füh­rungs­pflicht ergibt sich auch nach Steu­er­recht ( § 140 AO ) für gewerb­li­che Unter­neh­mer sowie Land- und Forst­wir­te, die nach den Fest­stel­lun­gen der Finanz­be­hör­de für den ein­zel­nen Betrieb

• Umsät­ze von mehr als 600 000 Euro im Kalen­der­jahr oder
• selbst­be­wirt­schaf­te­te land- und forst­wirt­schaft­li­che Flä­chen mit einem Wirt­schafts­wert (…) von mehr als 25 000 Euro oder
• einen Gewinn aus Gewer­be­be­trieb von mehr als 60 000 Euro im Wirt­schafts­jahr oder
• einen Gewinn aus Land- und Forst­wirt­schaft von mehr als 60 000 Euro im Kalenderjahr

gehabt haben ( § 141 AO ).

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Von der Buch­füh­rungs- und Auf­zeich­nungs­pflicht ( der §§ 238 – 241 HGB ) sind dage­gen Ein­zel­kauf­leu­te (seit 2009, Bil­MoG ) befreit, wenn sie nur einen klei­nen Betrieb füh­ren, d. h. in zwei auf­ein­an­der fol­gen­den Geschäfts­jah­ren nicht mehr als jeweils 600 000 Euro Umsatz und jeweils 60 000 Euro Jah­res­über­schuss erwirt­schaf­tet haben, ( § 241a HGB ) und sie nicht nach ande­ren Geset­zen, als nach den Steu­er­ge­set­zen zur Buch­füh­rung ver­pflich­tet sind, z. B. durch Ein­tra­gung in das Handelsregister.

Grund­sätz­lich kei­ne Buch­füh­rungs­pflicht besteht eben­so für den soge­nan­nen frei­en Beruf, wie z. B. Rechts­an­walt, Steu­er­be­ra­ter oder Arzt, es sei denn der Betrieb wird in der Rechts­form einer Kapi­tal- oder Han­dels­ge­sell­schaft betrieben.

Die­se bei­den Grup­pen haben ledig­lich eine Ein­nah­men-Über­schuss-Rech­nung (EÜR, § 4 Abs. 3 EStG ) zu erstel­len: Bei die­ser ver­ein­fach­ten Gewinn­ermitt­lungs­me­tho­de wird der Gewinn durch Gegen­über­stel­lung von Betriebs­ein­nah­men und Betriebs­aus­ga­ben ermit­telt, auch sog. Zufluss- und Abfluss­prin­zip ( Ein­nah­men – Aus­ga­ben = Gewinn/Verlust ). Der Zufluss- und Abfluss­grund­satz gilt nur bei Ver­steue­rung nach ver­ein­nahm­ten Ent­gel­ten gemäß  § 20 UStG. Dafür muss zumeist ein Antrag gestellt und geneh­migt werden.

Formlose Gewinnermittlung

„Kleinst­un­ter­neh­men“ mit Betriebs­ein­nah­men von weni­ger als 17 500 Euro pro Jahr konn­ten bis ein­schließ­lich des Ver­an­la­gungs­jahrs 2016 an Stel­le der EÜR bzw. des amt­li­chen Vor­drucks eine form­lo­se Gewinn­ermitt­lung bei­fü­gen. Die Gewinn­ermitt­lung muss(te) aber gleich­falls die gesetz­li­chen Vor­ga­ben erfül­len. In Här­te­fäl­len kann das Finanz­amt aber auf die Über­mitt­lung der stan­dar­di­sier­ten Anla­ge EÜR ver­zich­ten, BMF-Info.

Aufzeichnungspflichten und Aufbewahrungspflichten:

• Bezüg­lich der Umsatz­steu­er ist grund­sätz­lich jeder Unter­neh­mer gemäß Umsatz­steu­er­ge­setz ver­pflich­tet, zur Fest­stel­lung der Steu­er und der Grund­la­gen ihrer Berech­nung Auf­zeich­nun­gen zu machen, § 22 UStG. Wer­den Umsät­ze zu unter­schied­li­chen Steu­er­sät­zen getä­tigt, so müs­sen die Umsät­ze getrennt auf­ge­zeich­net wer­den. Für den Vor­steu­er­ab­zug nach  § 15 UStG muss jede Ein­gangs­rech­nung im Ori­gi­nal vorliegen.

Die Auf­be­wah­rungs­frist beginnt mit dem Schluss des Kalen­der­jah­res, in dem die Rech­nung aus­ge­stellt wur­de ( § 14b UStG ).

• Es müs­sen Ein­zel­auf­zeich­nun­gen in schrift­lich chro­no­lo­gi­scher Rei­hen­fol­ge geführt wer­den. Bei Bar­geld­in­ten­si­ven Betrie­ben bzw. wenn eine Regis­trier­kas­se benutzt wird, ist ein Kas­sen­buch zwin­gend, § 158 AO.
• Gewerb­li­che Unter­neh­mer müs­sen ent­spre­chend § 143 und § 144 AO für die Lie­fe­run­gen an gewerb­li­che Abneh­mer den Waren­ein­gang und –aus­gang auf­zeich­nen, ggf. in einem Wareneingangsbuch.
• Nach dem Geld­wä­sche­ge­setz sind genaue Auf­zeich­nun­gen zum Ver­trags­part­ner, zur Trans­ak­ti­on, etc. zu machen und die­se Auf­zeich­nung fünf Jah­re auf­zu­be­wah­ren, § 8 GwG.
• Alle Bele­ge über Betriebs­ein­nah­men und Betriebs­aus­ga­ben müs­sen auf­be­wahrt wer­den. Dazu gehö­ren auch die Pri­vat­ein­la­gen und –ent­nah­men, eben­so Bele­ge zur Vor­steu­er sowie die Ausgangsrechnungen.

Die Auf­be­wah­rungs­frist endet – grob gesagt – für Kauf­leu­te nach zehn Jah­ren, für Pri­vat­leu­te nach sechs bzw. zwei Jah­ren. Es gibt jedoch eini­ge Beson­der­hei­ten zu beach­ten. Daher lesen Sie den spe­zi­el­len Leit­fa­den „Auf­be­wah­rungs­fris­ten“.